5 kenmerken van beste vergaderruimtes

Onze werkstijl is aan het veranderen. De ouderwetse vergaderzaal verandert steeds meer omdat ons idee van werk flexibeler wordt. We werken ook vaker samen met mensen die op afstand of per project werken. Onze vergaderingen zijn korter, informeler en minder strak gepland. Voor de manier waarop we nu werken, hebben we kleine, flexibele vergaderruimtes nodig die geschikt zijn voor spontane vergaderingen. Soms kun je zelfs beter een vergaderruimte huren en overnachten Sint Michielsgestel als je ver weg woont. Hier zijn wat tips om de ideale vergaderruimte te maken.

Aandacht voor de fysieke onderdelen

Een goede vergaderruimte van Ruwenberg heeft sowieso twee dingen nodig: goed licht en goede akoestiek. Bij fel en fris licht blijft iedereen alert en betrokken en met de juiste akoestiek kan iedereen elkaar duidelijk horen. Is dit niet goed geregeld? Dan kan dat zorgen voor minder productiviteit en minder aandacht tijdens vergaderingen.

Klanten over Ruwenberg (meetingreview.com)

Compleet ontzorgt door de medewerkers van Ruwenberg tijdens onze 2 daagse in de haardkamer. Fantastisch ontbijt, lunch en avond eten. Een aanrader voor ieder bedrijf om extern te vergaderen op deze bijzondere locatie.

Vanaf de binnenkomst tot ons vertrek zijn we verwend door de mensen van de ruwenberg. Fijne zaal eten is heerlijk en de medewerkers doen alles om het naar je zin te maken

Locatie is helemaal super, personeel heel behulpzaam en vriendelijk. Hotelkamers prima in orde. Het was een hele goede bijeenkomst op een fijne locatie.

Vanaf het eerste contact moment tot aan het vertrek was alles tot in de puntjes geregeld. In het bijzonder wil ik Nina bedankten voor haar snelle reacties en aanpassingen in de offerte. Mijn collega’s hebben het erg naar hun zin gehad. Tot de volgende keer.

Voor 80 klanten een bijeenkomst waarbij expo met presentaties gecombineerd werden. Erg flexibel op de dag ervoor en alle vragen die voorafgaand gesteld werden, waren snel beantwoordt en geregeld. Nina is een fijn contactpersoon geweest en direct beschikbaar op de dag zelf!

De juiste technologie

De beste vergaderruimtes maken goed gebruik van technologie en zijn ingesteld om snel verbeteringen door te kunnen voeren. Denk hierbij aan de nieuwste apparatuur om presentaties te geven en draadloze opties, maar ook aan video vergadersystemen zoals Zoom of Skype for Business. Dankzij deze technologieën kunnen teams, waar ze ook zijn, veel effectiever samenwerken.

Gebruiksvriendelijke en handige hulpmiddelen

Er moeten ook hulpmiddelen zijn die vergaderingen beter maken en waarmee je de doelen van je organisatie kunt bereiken. Deze tools moeten makkelijk te gebruiken zijn, zodat iedereen ze graag gebruikt en ze het werk elke dag makkelijker maken. Denk bijvoorbeeld aan online samenwerkingsplatforms die je op elk apparaat kunt gebruiken en die het samenwerken aan documenten eenvoudig maken.

Flexibiliteit en wendbaarheid

De perfecte vergaderruimte is flexibel en geschikt voor allerlei soorten samenwerking. Dat betekent dat de ruimte goed moet werken voor zowel mensen die er echt zijn als voor mensen die online meedoen. De inrichting moet makkelijk aan te passen zijn aan wat op dat moment nodig is. Je kunt ook een systeem gebruiken om de ruimte te reserveren om alles goed te regelen.

Inspirerende en aantrekkelijke omgeving

Een vergaderruimte moet niet alleen praktisch zijn, maar ook mooi en gezellig. Een ruimte die inspireert kan creativiteit en vernieuwing aanwakkeren. Dit betekent dat de ruimte een fijne temperatuur moet hebben, goede verlichting en een inrichting die past bij wat je bedrijf belangrijk vindt en uitstraalt.