Hoe houd ik mijn administratie op orde?
Het op orde hebben van je administratie is een randvoorwaarde voor het financieel bewust runnen van je huishouden of een succesvol bedrijf. Het is daarbij de grootste uitdaging om de enorme schoenendoos aan gegevens die je hebt op die manier in te richten, dat je er de juiste informatie uit haalt. Wie zijn financiële huishouding op orde heeft, beschikt over data die een verhaal vertellen. Een verhaal dat je inzicht geeft in de daadwerkelijke waarde van je bankrekening.
Hoe haal je waardevolle informatie uit je boekhouding?
Een waardevolle administratie kun je bijvoorbeeld maken door alle inkomsten en uitgaven zorgvuldig bij te houden en te rangschikken, zodat je ze makkelijk op elkaar af kunt stemmen. Zakelijk kun je daarnaast bijvoorbeeld informatie bijhouden voor je urenregistratie, de opbrengsten van verkoopactiviteiten of productieactiviteiten. Of het nu privé of zakelijk is, bundel alle belangrijke informatie in ordners die snel te raadplegen zijn omdat je alles duidelijk hebt ingedeeld met behulp van tabbladen. Met mooie, gekleurde opbergmiddelen word je administratie bijhouden bijna een feestje. En het levert jou alleen maar handige voordelen op.
Het belang van het op orde hebben van je financiële administratie
- Financieel inzicht leidt tot een goede verspreiding van uitgaven, tijdig binnenkomende inkomsten en meer financieel voordeel.
- Een goede administratie laat zien wat het gedrag is van je gezinsleden of van je klanten, zoals wie op tijd rekeningen betaalt of vaak herhaalaankopen doet.
- Een goede administratie laat zien waar je meer tijd en aandacht aan zou moeten besteden om meer financieel voordeel te halen.
Waar te beginnen?
Waar begin je als je meer grip en een beter inzicht in je financiën wilt? Hoe bundel en visualiseer je je data en zet je je cijfers in de juiste context? Wie het roer om wil gooien en zijn administratieve opbergsysteem tot het kloppende hart van zijn huishouden of bedrijf wil maken, gaat eerst de uitdaging aan om zijn berg aan informatie eens grondig door te lichten. Vaak kun je je bestaande papieren en digitale informatie (deels) behouden en de informatie vooral anders labelen en rangschikken met behulp van ordners en tabbladen.
De voordelen van het op orde hebben van je financiële administratie
- Een financiële administratie is het kloppende hart van je huishouden of je bedrijf als het je financiën en de vaste financiële patronen of processen bundelt op één plek.
- Vaak kun je je bestaande systemen of papieren gebruiken en belangrijke informatie laten samenkomen in een overzichtelijke opbergmap.
- Het op orde hebben van je financiële administratie zorgt ervoor dat je data altijd betrouwbaar en actueel zijn, zodat je op ieder moment de juiste beslissingen kunt nemen.
Makkelijk voldoen aan fiscale verplichtingen
Als je je financiële huishouding op orde hebt, is het niet ingewikkeld om aan de fiscale verplichtingen te voldoen. Je hebt alles bij de hand op het moment dat je het nodig hebt. Heb je een bedrijf? Verzamel dan het bewijs van al je financiële transacties, zoals kassabonnen, facturen, bankafschriften en andere overzichten van inkomsten en uitgaven op een overzichtelijke manier. Omdat je ieder jaar een balans en resultatenrekening moet opmaken, is het bovendien van belang dat je goed zicht hebt op je eigendommen en schulden. Als je medewerkers in dienst hebt, moet je daarnaast ook je salarisadministratie op orde hebben.
Planning en controle
Als je op één plek je gegevens bundelt in handige opbergmiddelen, bespaar je niet alleen tijd maar loop je ook minder risico om fouten te maken. Daarnaast kun je op deze manier informatie op de juiste wijze met elkaar verbinden en eenvoudig verantwoording afleggen of overzichtelijke rapportages samenstellen. Zo kun je belangrijke informatie bijvoorbeeld snel delen met je boekhouder, accountant of andere externe partijen.
